第6章のテーマは【効果的な会議】でした。参加者の皆様が毎月参加している会議の回数や時間数や費用の概算を全体共有して、そのコストに驚いた後で、実際に自分たちが参加している「効果的でない会議」を取り上げて効果的でない会議の改善策を考えました。会議の改善策を考える話し合いもまた「会議」でしたので、司会や書記を置いて、ファシリテーションや話していることを構造化して書くことを試みました。
前回の第5章で管理塾でのチームについて、評価とアクションプランを考えましたが、今回のチームでの話し合いに活かすことができましたでしょうか。今後もチームの目指す姿とそのアクションプランを意識してメンバーシップを発揮できると良いと思います。
今回チームで取り上げた「効果的でない会議」と効果的でないポイントは以下の通りでした。
Aチーム： 30分に盛り込みすぎの目的と毎回変わる司会に振り回される「病棟カンファレンス」
Bチーム：参加しない人がいる上に伝達のみで会議が終わる会議
Cチーム：議事内容が分からない。批判的な意見を言われる・開催意義を感じない会議
Dチーム：会議の目的が不明瞭な会議
Eチーム：情報共有が効果的に行えず会議が進まない会議
Fチーム：毎回参加しないメンバーがいて、役割分担が不明な会議
Gチーム：議題・内容が当日までわからない会議
Hチーム：共有ばかりの会議
I チーム：会議の成果は出ているものの、目的から脱線している会議
Jチーム：報告を聞くだけの会議
Kチーム：会議で検討することが事前に周知されない会議
Lチーム：目的が分からず、報告のみで、会して議さない会議
効果的でないポイントは当日聞いていたボランティアさんたちがまとめてくださいましたが、会議の名前は伏せさせていただきました。こうしてみると、「会せず」、「議せず」、な会議が多いことが分かります。
管理塾ではチームで1つの会議だけを取り上げましたので、他のチームメンバーが抱えているたくさんの「効果的でない会議」がまだあります。どうせ参加するなら効果的な会議にしたいですよね。一筋縄ではいかないかもしれませんが、第一章からこれまでの学びは重奏的に活かせると思います。もちろん効果的でない会議は「やめる」ということも改善策の一つです。
皆さんからその後の改善の話を伺うのを楽しみにしております。また次回お会いいたしましょう。
佐藤 直子
